单据通用操作说明

这里将对所有单据都有的共同操作作一个说明，下面以销售订单为例作一个总括说明。

首先，每一个单据都会包括上面的部份，最顶上的单据名称 及操作工具栏，中间部份的表头主项数据，下面一些的表格明细项数据，底下的附注，然后最底下的单据信息显示条（包括制单人，建档时间，审核人，审核时间等。

在工具栏上的所有的操作，都可以通过给操作员授权限来控制，比如是不是能新增，修改，删除，审核，作废等，都是通过权限来控制的。

“新单”用于建立一张新的单据，当需要录入一张单的单据时，需要点击新增来增加，”前单”，”后单”，用于按顺序来翻看前一单或后一单。

有些表单是能复制的，能复制的表单会有这个按钮（在新增的旁边）有时候不想从头开始输一张单，比如现在这个单和原来输过的单，很多内容相同，那可以用复制新增的方式来处理，先找出调出原来的单，然后按 “复制新增”增加一张新单，原单的内容会带到新单上，然后修改下内容，保存后就是一张新单了。

将弹出列表，来查阅单据，可以按时间段来刷查，按时间来排序，还是单号排序取决于单据选项中的设置。

有时候单据，调出来后，不能直接修改，需要按这个按钮才能修改，主要是为了防止误操作，如果审核了的，则需要反审核才能修改。

用于查看关联的一些界面，比如销售订单关联的就是销售订单汇总表，如有多个关联项可点击右边的小三角

用于审核当前单据，单据审核后将不能再修改，如果要修改，需要反审核才行，有些时候，一些单据需要审核才能生效，比如销售订单需要审核后才能被用在后续的制令单或者出货单上。

反审核，用于反审核当前单据，如果当前单据已审核了的话。

一些发起类的单据，比如采购订单，销售订单，制令单等可以结案，结案后这些单据不能被下游单据引用，比如结案采购订单后，则这个采购订单不能再被引用来入库。有时如果不正常的关闭订单，也需要结案，比如一个订单没有交完，但不需要再交了，也可以结案掉。如果需要反结案，则点击 右边的小三角 ，里面有反结案的按钮。

有时候如果单据不再需要比如做错了，则可以作废掉，作废时需要填写作废原因。

如果做错了，不再保留了，可以将单据删除，有时这个选项会关闭，也就是错了只能作废，不允许删单，看公司管控需要。

“打印” 用于打印单据，即直接打印。

用于打印前先预览下效果，后再决定是否打印。

，系统对每一种单据都支持多个打印模板，用户可以自已增加或修改打印模板，点击打印格式后，出现如右图示的对话框。其中列出了系统当前已有的打印格式模板，点击可以预览当前选中的格式模板效果，点击以当前选中的格式模板打印，点击，可以增加打印格式（详见自定义打印模板操作 ），点可编辑当前选中的报表模板。点击当打印格式不再有用时，用于删除单据格式。 设置当前格式为此单据所有电脑的默认打印格式。 设选中模板为本单据本机的默认模板（即直接点打印时，用这个模板来打） 取消当然格式模板为本机默认。 这个是应对复杂的默认模板逻辑时使用（需要懂得 一定的脚本语言知道才能设置）

如果点击右边的小三角可以下拉出所有的打印格式模板，选中后可以直接预览

有些表单会有这个按钮（比如采购订单），这个是用于设计邮件模板的（像打印格式模板相同），设计好后，点击右边的小三角，选择模板，可以直接发送邮件，比如有些时候，不打印采购订单出来，直接通过邮件发给供应商。也能节约纸张。点击邮件模板后，会弹如如下图示的对话框

可以点新增，新增模板，如下图示，

，生成附件类型项，指的是当前单据的内容的打印预览版面将存为何种格式的文件作为邮件附件，随邮件一起发送给收件人，设置好后，点保存即可，常用的格式有PNG，JPG，BMP，PDF或XLS。

附加任意类型的文件到单据上，类似于电子邮件的附件， 选择点击后将弹出选择文件对话框，，打到文件后附加即可附加后，放置在表单底部可以双击打开，如果不需要这个附件，可以在附件上点鼠标右键，然后在弹出的菜单中选”删除”，如果需要把附件另存出来，也是在附件上点鼠标右键，然后选 “另存” 即可。

，每个单据都会有个选项，如下图示，里面大同小异，现就通用的部份做说明， 点击选项后将弹出如下窗口，

“打印固定行”，应该说是打印最小行数，就是打印时，如果数据行小于这个值 ，会补一些空行上去，比如只有4行数据，但页面可以打7行，那可以设置为7，通常是为了使页面看起来更美观，会有这些选项。”文字”这是打印固定行时，可以放一下文字在空白行上，备注一些事项

，像实现下面的效果，

“单号排序”，这个当调出单据时，是按时间，还是单号对来排序的

“明细项排序”这个是对录入的明细项按什么来排序的选项，录入顺序，除非有特殊要求，比如录入后，再调出时按物料。按什么来排，则可以在此指定。

“本机默认打印机” 用于指定这个单据默认的打印机，即直接按打印时，是打到哪台打印机上。如果不指定，则打到Windows系统中的默认打印机上

“默认打印格式”用于指定直接打印时，使用那个格式来打印（当一个单据有多个打印格式时），如果不指定，则默认是第1个格式来打印。

新增时自动打印 用于指定当新增单据时（即输完数据，按下保存时）是不是自动打印单据出来。

是不是自动保存附注的内容，然后下次打开单据时，上次输入的附注内容还在，一般用于单据的附注内容比较固定，不想每次都输入时用。

，默认情况下单，保存单据是不退出的，可以勾选这个版面，保存后自动退出单据界面。

单据属性的第2项，物料大类

“使用物料大类”，一般的单据（涉及到物料进出的）都会有这项，这一项里可以勾选，哪些物料是可以被这个单据使用的，因为在工厂时，采购的物料一般不会用到销售的单据上面去，所以可以在采购的单上勾选采购对应的物料大类，销售的单勾选销售对应的物料大类，如果是贸易型公司则请全部勾上。这里很重要，如果勾选不对，那些相应的物料编号在这个表单中是不会出现的。

保存单据数据，每次输入完成后，确定需要保存的的，都要按”保存” 将其保存起来。

退出表单窗口，返回主界面或前一界面。

在表单的数据项明细区，在顺序号的位置，当点击右键会弹出一个菜单项，

可以进行一些操作，包括复制，复制后，可以在另外的顺序号位置点粘贴，这样就可以快速输入，按住CTRL或SHIFT键可以多选，比如我们要选中1行和3行，那就是 先点击1*这位置， 这样就选中了第1行，然后按住键盘的CTRL键 点击 这样，就能选中1行和3行（如果要选中1行到3行，请按住SHIFT键，选择的方法和EXCEL操作一致），被选中后，将有颜色进行标记。选择完成后，在的位置按鼠标右键，就可以弹出菜单进行操作了。复制后可以在EXCEL中直接贴粘，相当于把数据导到EXCEL中。

如果要在一行的前面或后面插入行，就选，删除选中行就选删除。 “复制带标题行”，用于复制数据时，同时复制第一行的标题栏，这在把数据行复制到excel时有用。

业务报表是表单输入后形成的汇总表，进行查询的地方，比如你要查询一段时间范围内的，销售订单汇总，报表一般可以 按时间段，客户，物料，供应商等关键字查行刷选。下面以采购订单明细表为例做些说明。

从图中可以看出，总体来说报表分成了4个部份，工具栏 ，条件刷选区，数据区，底下是状态栏。

工具栏上有一排功能键，主要用于数据操作。

“刷新”用于刷新当前报表，当在查看报表的同时，又有人在做数据时，可以通过刷新来更新。

“栏目设置”设置要在报表上显示的数据栏目，点击后将弹出如下示对话框，

在这里可以勾选显示这列的勾，选定需要显示出来的栏位。将要在报表中显示的项目点”√”，完成后按”确定”。这时候报表将自动使用新的项目列表。 在汇总这一列点勾的项，则会被加总 在报表的底下形成合计，比如数量，或金额都可以勾汇总，效果如下。 。

“主项重复不选”，当勾选这一列时，如果主项相同，则不会重复显示，如上面的订单号，下单时间，供应商等勾了这项，那么界面将显示为这样，这样的显示结果将让报表看起来更干净，如果不勾主项重复不显示，那报表的显示将是这样也就是第二行，第三行也是会显示重复的表单数据。

分栏项，如果设置了这一项，系统会使用这一项用来分栏，如上面设置了订单号，则每一个订单号都会分在一起，底下一个小计（因为设了汇总），分栏和汇总，总是配合来使用的。 勾选了这项，则会在最底下形成一个总计，如果设置了汇总 项，但没有设置分栏 项，那这一勾选就必须勾上，否则看不出效果的。排序项，用于指定报表默认按什么排序的，如果不指定，系统默认是按单号来排序的（从大到小）。如果要指定那一项是排序项，则先点左边列中的列，比如要用交货时间来排，操作方法如图示，点 交货时间 项，然后点击，则将其移到了排序区，可以移多项到排序区。

双击排序区中的列 指定其是从升序或降序，通过双击，如果移了多列到排序项，可以使用来调换先按那个字段（第一列），再按那个字段排。对于排序也可以在数据显示后，通过点击，表格标题栏的靠左的位置，显示后再排序，如图示 ，点击升序，再点击降序。

点击查询条件，查以显示或隐藏查询条件版面，在查询条件版面，有些报表，有自选项目查询设置 ，点击后可以按数据库中的任意字段设置条件查询。

预览打印当前报表

将当前的报表数据，导出成excel文件或制表分隔文本文件（WPS或EXCEL都可以打开）

点击增加，可以增加对应报表表单，比如打开的是采购订单明细表，则点击增加就是 增加采购订单，依此类推。

与增加类似，在报表中选中一行的，点修改则可以调出对应的表单来修改数据。

不同的报表选项可能会有不同，但总体来说，都是对报表做些配置，如图示。

“开启时时自动载入数据”，当报表数据非常多时，这一列可以不勾，这样可以提高开启报表的速度，等进到表单设置查询条件后，点立即查询再取要看的数据。

这一项，用于点开报表时，是不是显示条件刷选区。

对于有颜色的报表，打印时是不是把颜色带到打印上面。

如果设了大于0的值，则每过指定的时间，报表数据会自动刷新

条件刷选区的操作，在这里，可以指定报表的刷选条件，

比如可以指定 下单时间的范围，或其它条件，指定完条件后，可以回车，或点击立即查询，查出数据。

报表数据区的操作，

在报表数据区可以进行一些操作，

1，报表刷选功能，报表刷选功能类似于EXCEL的刷选功能，可以对报表内容进行刷选过滤，操作方法，将光标移到报表标题，如下图示，如移到供应商这一列的，右边时（如图示的红框区域）会出现，一向下的小三角箭头

，点击它，会出现一下拉，如要单独显示这一家的，请勾选这一家，选确定，则将只显示这一家的。

，如果设置某一列设置了刷选条件，则会显示一个 蓝色的小三角。

报表列位的前后拖动，因为个人习惯需要调动显示顺序，比如如上图中把下单时间显示在供应商的后面，则需要拖动”下单时间”列到供应商的后面，操作方法，将光标移动到 对应表的左边靠分隔线位置，如图中的红框区域，鼠标光标将变成，按下左键向后拖动到供应商的后面，然后松开弹起鼠标左键，则拖动完成，下单时间放在了供应商的后面，。

在报表上，也可以复制数据，按序号列，选中要复制的行，可以通过按 CTRL或SHIFT多选，在序号列上右键(方法和单据上一样)，在弹出的菜单中复制。

在报表数据区，也可以按右键弹出菜单，进行操作，与工具栏的作用相同。

如果要一次审核或反审核或打印多个单据，则先选中要审核或打印的行，然后点右键审核或反审核或打印。

批量按单打印和批量按单导出PDF 这两项是指 用单据的打印格式，批量打印单据。比如先下10张订单，然后一次性在这里打印这10张单，或者是会计凭证批量打印出来。就可以在这里选中单据后，点击”批量按单列印”。

报表的底部是状态栏，用于显示报表的总行数，当前行数，及当前查询条件，

也可以通过按住鼠标移动选中几个数后，在底部显示汇总和平均值。